面對IP企業首重營業秘密,但公司機密如何保護?

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企業智財管理現況與需求的調查,是資策會科法所從2012年開始執行,這四年來,企業面對智慧財產權的看法,似乎有了些轉變。今年的調查結果有一項特別不一樣,企業認為前三大最重要的智慧財產權依序排列為:營業秘密、商標、發明專利。是的,營業秘密衝上了首位。

 

企業所擁有各項智慧財產權與重要性12308963_10205890837733373_594058508_n
(資料來源:資策會科法所 劉德正專案經理於論壇所發表之需求調查簡報)

 

創意的點子是公司相當重要的資產,高薪挖角引誘洩密或帶走公司智慧財產權另行創業的狀況屢見不鮮,每每看到有人因為洩密造成公司重大損失,而移送法辦,究竟公司應該如何管理機密?

 

在24日由資策會科法所舉辦的『2015臺灣智慧財產發展環境論壇』中,資策會科法所 創意智財中心的施品安專案經理(亦是美國紐約州律師),以『透過營業秘密管理,保護我國企業核心競爭力』為題,發表了一些看法。

 

用契約保護,不要只仰賴營業秘密法

依照《營業秘密法》的規定,如果要被定義成法律上的營業秘密,必須該資訊包含三個要件:其一是該資訊非一般涉及該資訊之人所知(秘密性),且該秘密有經濟價值(價值性),並且公司要採取一定的保密措施(合理保密)。

 

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構成營業秘密的三要件

 

當員工或創業夥伴一進到公司,就應該簽定一系列約款,包含智慧財產權的歸屬、保密協定(NDA)的範圍等。契約的目的在於使雙方的關係明確,這些契約不應該是全部依照條文抄寫,以營業秘密為例,若要符合法令規範較為複雜且困難,最後在法院光要認定是不是「秘密」就可能產生很多爭議和敗訴的風險,不如以契約方式直接特定保密義務的範圍會是更好的方式。

 

設定對營業秘密的管理目標及程度

看看台灣關於營業秘密的判決,主張營業秘密最常敗訴的理由就是『未採取合理的保護措施』,企業主雖然知道這是公司的機密,也簽訂了保密協定,但往往還是因為沒有合理的保密措施,而被認為不屬於營業秘密因而敗訴。因此公司在管理營業秘密時,必須考慮管理的程度,依照現行法院判決的見解,雖然保密協定是一種被認可的保密措施,但現行法院認為概括性的保密義務和單純NDA,非屬完整且合理的保密措施。

 

因此公司必須決定哪些是必須保持秘密性的,這個決定應該由各部門自行管理,決定秘密的範圍,雖然營業秘密不像專利權或商標權需要持續性的整理或列表管理,但決定是否需要保密,仍然是必要的。

 

哪些是被法院認可、合理的保密措施?

比較常見的方式有區域管理,各部門的文件或辦公區域應該僅限該部門的權限擁有者可以進入或取得,公司如果有自己的email,也應該在系統上設計保密字樣(盡可能不要使用簽名檔,畢竟可能被員工自行刪除),一旦資料不慎外洩(誤寄、誤取),這些電子資訊仍然可能主張已具備有合理的保密措施。在傳真資料給客戶時,最好也要有封面註明資料的秘密性,一旦資料被誤傳,才可能追蹤並主張該資料為公司機密,已盡合理保密措施。

 

營業秘密洩漏的最大宗,仍然是因為員工離職而洩漏,除了正式員工外,可能接觸公司機密的還有顧問、派遣工、實習生。有些員工可能因為不會負責最核心的業務,但仍然可能接觸到公司的機密資訊,這些員工或實習生在離開公司時是否會帶走公司的機密?或是機密的認定不確定,除了事前簽訂NDA以外,最好在離職時做一個離職面談,確認要保密的範圍,可以防止秘密被洩漏,也算是增強合理保密的措施。

 

若是因為廠商參訪或是其它接觸導致的機密外流,除了當下要告知資訊為秘密,雙方同意該資訊為秘密外,事後也應該以email或其他書面的方式再次告知,除了提醒對方外,也作為一個存底,將來有爭議時在法院拿來自保。雖然人員洩密防不慎防,但有做有機會,至少可以降低往後的損害。

 

違反營業秘密將有刑事處罰:最重可以到十年的有期徒刑

若不幸資料被外洩,除了請求民事損害賠償以外,還可以依照《營業秘密法》要求侵權人負五年以上的刑事責任,若是洩漏秘密在外國或中國大陸,可能會面臨一到十年的刑事責任(十年已經是殺人罪的最低刑度了),刑度非常之重,不可不慎。

 

從上述這些討論可知,營業秘密雖然相較於專利與商標而言,不需要經過複雜又冗長的申請程序,但是要構成營業秘密的保護,企業自身要做到的相應管理也是不少。千萬別到頭來,只有你自己以為那是個秘密。

 

(Cover photo credit:Michelangelo Carrieri@flickr CC BY SA 2.0.)

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