資料，是資訊的一種具體呈現，例如文件、日期、內容等。這些都是企業想要獲得高品質的智財運營，所需具備的基本要素。當企業內的智財專責人員試圖改善管理流程或降低管理成本時，都會發現資料是最大的阻礙。
在最近的一項調查中，我們發現高達87%的智財專責人員將『資料』視為智財運營的最大絆腳石。這些資料的阻礙存在於每一個環節，從人員本身乃至於到整個系統。
如何馴服這頭資料野獸？
那麼企業智財專責人員如何搬開眼前這塊絆腳石？在與客戶的實際案例中，我們觀察到了一些可供大家學習的方法。
1. 降低資料的人工輸入
將文件註記與歸檔，一直以來都是一項人工作業。不管通知書是透過電子形式或紙本形式接收，人力都是必要的涉入。所以，有著73%的受訪者認為『需要高密度人工的資料輸入』是個阻礙，著實不讓人意外。況且，智財文件的歸檔需要有一定的專業知識。
最近，美國專利與商標局對於電子化文件的改善，以大幅降低智財專責人員對於資料輸入的負擔（台灣的智慧財產局，近年來也一直致力於改善專利與商標電子申請的流程）。舉例來說，透過美國專利與商標局提供的審查歷史紀錄資料庫（Image File Wrapper tools），使用者可自行查詢或下載申請案的相關文件（台灣也有類似的資料庫）。而市場上存在一些智財軟體廠商，他們提供的軟體已經可以連結這些資料庫，並自動地抓取特定資料。雖說要完整地將特定申請案於全世界的歷史資料都翻出來，目前還尚不能做到，但這絕對是發展的趨勢。
有些客戶的做法是設立一個智慧化資料管理中心（Docketing Hub），並且與外部的顧問專家們整合（如法律顧問、專利與商標事務所以及軟體工具供應商等）。這些外部顧問專家將先行把資料傳遞至智慧化資料管理中心，再由它自動地對特定資料進行過濾，並彙整至客戶的文件中心。
2. 優化資料的品質
有著69%的受訪者認為『資料品質的問題』是障礙之一，而資料信息的準確性的確是最基本的問題。不準確或有缺漏的數據，都將影響著資料的可靠性。這讓智財專責人員在使用資料時變得更加小心，以確保報告的內容是沒有錯誤的。
發生這種情況的主因，通常是因為長年錯誤歸檔造成，或是在工具轉換之間，因資料格式不相符而造成缺漏的發生。而這個問題的解決之道並沒有捷徑，即企業的智財專責人員需按部就班地對資料品質進行優化。
當然，從官方資料庫而來的數據會是正確的。但也有一些工具可以協助您進行資料準確性的確認。
3. 搭配分析與商業智慧工具的使用
在智財運營的過程中，文件管理系統扮演著一定地位。智財專責人員對功能上的需求越來越多，然而其卻有著諸多限制，這也讓軟體供應商致力於增加它的性能。當獲得準確的資料後，若無法將其變成一份又一份的報告，的確會是個令人煩惱的問題。目前來說，文件管理系統存在的最大問題是，所產出的報告並非智財專責人員所需要的！
過去兩三年間，商業智慧工具的市場有著大幅的增長，我們常建議客戶試著搭配其他分析與商業智慧工具（Analytics and business intelligence tools）。雖說這些工具並非全然適用於智財運營，但它們可將資料匯出並重新製作成具價值的報告，如此便能解決上述問題。
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4. 改變人力資源的配置
在現今的商業環境下，人力資源緊縮是常見的問題。這也難怪乎『缺乏足夠資源』進行資料的管理，會被81%的受訪者認為是最大的障礙。其實，這也源自於企業對智財專責人員的配置，大部分企業內並沒有配置專責人員，而是分散至各個部門間來管理，例如資訊部門掌管著軟體工具，並搭配一些非智財人員來運用它們。簡言之，缺乏一個整體與具綜效的人力資源配置。
於是，外包模式（Sourcing models）就成了多數企業的解決方案。將一些例行或非機密性的資料，委外由特定解決方案供應商來進行管理，如此，不僅可確保品質，亦能降低管理成本。更甚者，有一些軟體廠商所提供的工具，可同時讓企業的人員涉入管理工作中，而這也將是未來的發展趨勢。
（本文經 heliosipm 授權編譯，原文在此 ）
（Cover photo credit：janneke staaks@flickr CC BY-NC 2.0）
